Как автоматизировать статус-отчёты по проектам с Soffi.io

Как автоматизировать клиентские статус-отчёты и перестать нервничать по пятницам

Если вы руководите проектами в агентстве, — вы знаете сценарий: четверг заканчивается, в чате десятки непрочитанных сообщений, в голове смешались дедлайны, а завтра утром нужно отдать клиенту статус-отчёт. Пока собираешь правки у дизайнеров и сверяешь цифры из таблиц, солнце уже садится, а почта ещё пуста.

Эту «пятничную рулетку» легко выключить. Ниже — спокойная, пошаговая инструкция, как за вечер настроить автоматическую рассылку статус-апдейтов через Soffi.io. Без кода, без сложных интеграций и, главное, без стресс-переписки «Кто обновил колонку “Готово?”».

---

1. Разложите данные по полочкам

Сначала проверьте источник правды.
Команда уже ведёт общий Google-шит с задачами? Замечательно — используйте его. Если информации несколько:

1. 1.

   Создайте новую таблицу под названием Project_Status_Master.

2. 2.

   Скопируйте в неё ключевые столбцы: ID задачи, ответственный, статус, просрочка (дней), комментарий.

3. 3.

   Договоритесь, что каждую пятницу до 12:00 команда отмечает актуальный статус: «Сделано», «В работе», «Риск» или «Блокер».

Совет из практики: добавьте поле «Next Step (одно короткое предложение)». Клиенты любят видеть не только факт, но и следующий конкретный шаг.

---

2. Нарисуйте шаблон отчёта — один раз и навсегда

Откройте чистый Google Docs и набросайте структуру будущего письма. Чем понятнее, тем лучше.

			Привет, команда <ClientName>!

Ниже — недельный статус-отчёт по проекту.

📈 Что сделано:
{{done_list}}

🔄 Что в работе:
{{in_progress_list}}

⚠️ Риски:
{{risk_list}}

Ближайшие вехи:
- <Дата> — <Описание>
- <Дата> — <Описание>

До связи,
<Ваше имя>
		

Фигурные скобки — это маркеры, куда Soffi.io автоматически подставит данные из таблицы. Формат маркеров не критичен: можно использовать {{}}, %% или [[ ]], главное — быть последовательным.

---

3. Подружите таблицу и документ с Soffi.io

1. 1.

   Зарегистрируйтесь или войдите в Soffi.io.

2. 2.

   Нажмите “Создать задачу” → “Источники данных”.

3. 3.

   Выберите Google Sheets, дайте доступ к Project_Status_Master.

4. 4.

   На шаге “Шаблон” загрузите созданный Google Docs.

5. 5.

   Настройте соответствия:

   • •

     {{done_list}} ↔︎ фильтр Status = Done.

   • •

     {{in_progress_list}} ↔︎ фильтр Status = In Progress.

   • •

     {{risk_list}} ↔︎ фильтр Status = Risk OR Overdue > 0.

Soffi.io покажет предпросмотр: список задач автоматически преобразуется в аккуратные маркеры-буллиты. Если нужно, добавьте сортировку по приоритету или дедлайну — логика задаётся парой кликов.

---

4. Запланируйте рассылку и выдохните

Откройте вкладку “Расписание” и поставьте:

• •

  День недели: Пятница

• •

  Время: 18:00 (или раньше, если клиент в другом часовом поясе)

• •

  Канал доставки: Email → список адресов проекта

Проверочный совет: добавьте себя в копию, чтобы первое письмо пришло к вам. Так убедитесь, что формат читается, ссылки кликаются, смайлы не развалились.

---

5. Протестируйте на «пустых» данных

Запустите задачу вручную, даже если в таблице пока только пара строк. Soffi.io сформирует драфт, и вы сразу увидите:

• •

  лишние отступы

• •

  длинные ссылки, которые стоит сократить

• •

  задачи без ответственного (пустое поле бросается в глаза)

После правок нажмите “Сохранить и активировать” — автоматизация готова.

---

6. Делайте микро-улучшения по ходу

• •

  График готовности. Подтяните в отчёт простую диаграмму «% выполнено» — Soffi.io умеет вставлять изображения из Google Charts.

• •

  Эмоциональная метка. Добавьте в шаблон смайл-иконку, которая сменится на красный, если есть «Блокеры». Глупо, но клиенты читают внимательнее.

• •

  Сводка времени. Используйте формулу =NETWORKDAYS(A2;B2) в таблице, чтобы высчитать оставшиеся рабочие дни до ключевой вехи и подставлять цифру в письмо.

---

7. Что делать, если изменения в планах?

Проект живой — сроки плавают. Не беда:

1. 1.

   Меняете дату релиза в таблице.

2. 2.

   Запускаете «Тест-запуск» в Soffi.io → шаблон уже обновлён.

3. 3.

   Никаких ручных правок в Outlook, никаких «Ой, забыл скорректировать документ».

---

Заключение: пятница снова ваша

Через пару недель вы заметите любопытный эффект: клиенты реже задают уточняющие вопросы, а команда сама дисциплинируется — знать, что статус увидят в письме, мотивирует обновить строку заранее.

Главное — помните: автоматизация не должна быть сложной. Дайте Soffi.io чистые данные, один внятный шаблон и чёткое расписание. Всё остальное — уже не ваша головная боль.

В результате пятничный вечер можно провести не за экранами, а за чашкой кофе (или чем душа пожелает). Статус-отчёт уйдёт без суматохи, а вы закроете ноутбук ровно в шесть, чувствуя, что процесс наконец-то «едет по рельсам».