Автоматический реестр договоров: как не пропустить продление
Инструкция по автоматизации контроля сроков договоров в soffi.io
Как настроить автоматический контроль сроков контрактов в soffi.io и больше не бояться штрафов
Инструкция для юристов и операционных менеджеров, которым надо держать под контролем десятки-сотни договоров и вовремя реагировать на «окна» для продления.
1. Что обычно идёт не так
Пока контракт живёт несколько лет, про него легко забыть. Юрист открывает Excel-реестр, сортирует даты, проверяет, не истекает ли завтра срок. Часами — и всё равно промахи:
- •
уведомление поставщику ушло поздно → штраф на опоздание;
- •
окно индексации цен пропущено → рост себестоимости;
- •
расторжение прозевали → поставщик уходит к конкуренту.
Цель — убрать ручные проверки, а напоминания пустить на автопилот.
2. Подготовка данных
| Поле Excel | Описание | Формат |
|---|---|---|
contract_id | Уникальный номер договора | Текст/число |
контрагент | Поставщик / партнёр | Текст |
end_date | Дата окончания действия договора | YYYY-MM-DD |
notice_days | За сколько дней нужно письменно уведомить контрагента | Целое число |
ответственное лицо | Кто рассылает письма и ведёт продление | Текст / email |
Совет: храните даты в формате ISO (2025-11-30) — так их без ошибок читает и Excel, и soffi.io.
3. Подключаем таблицу к soffi.io
- 1.
В личном кабинете нажмите “Добавить источник” → Google Sheets / Excel Online.
- 2.
Выберите файл с листом
contracts. - 3.
Дайте сервису доступ «только чтение» — правки будут в копии.
4. Создаём сценарий проверки сроков
- 1.
Фильтр критичных строк
WHERE end_date - today() <= notice_daysСистема отдаст только те договоры, где «окно» уведомления уже открылось или закрывается.
- 2.
Группировка по ответственному
GROUP BY ответственное_лицо COUNT contract_id AS pending_count - 3.
Вычисляем дату последнего дня уведомления
CALCULATE дата_последнего_дня_уведомления = end_date - notice_days - 4.
Визуальное выделение
Строки, гдеtoday() > end_date, покрасьте в красный — просрочка. - 5.
Шаблон письма-напоминания
Тема: [Договор #%contract_id] — окно продления открыто до %дата_последнего_дня_уведомления% Добрый день, %ответственное_лицо%! До даты расторжения/индексации по договору с %контрагент% осталось %days_left% дней. Проверьте условия и направьте уведомление контрагенту. Файл с договором: [ссылка] -- soffi.io bot
5. Настраиваем расписание
- •
Частота: раз в неделю, утром в понедельник (07:30) — юрист успеет спланировать работу.
- •
Канал: письмо на корпоративную почту + уведомление в Slack-канал #legal.
- •
Дед-лет: 2 минуты на выполнение — сервис обойдётся без серверов в офисе.
6. Тест-драйв перед запуском
- 1.
Скопируйте лист
contractsи сократите даты на пару недель, чтобы симулировать «горящие» случаи. - 2.
Запустите сценарий вручную («Проверить сейчас») — должно прийти письмо-напоминание.
- 3.
Исправьте статусы, убедитесь, что просроченные строки исчезли из отчёта.
7. Что делать после внедрения
| Месяц | Действие | Зачем |
|---|---|---|
| 1-й | Сверьте список договоров с 1С / ERP | Исключите дубли и «мертвые» позиции |
| 2-й | Добавьте колонку indexation_rate | soffi.io подскажет, где пора пересматривать цены |
| 3-й | Подключите PowerBI / Looker Studio | Делайте ежеквартальные дашборды по продлениям |
| 6-й | Передайте шаблон смежным отделам | Финансы смогут контролировать банковские гарантии |
8. Экономический эффект
- •
-3 - 4 часа ручной проверки ежемесячно (≈ 40 ч в год).
- •
0 просрочек — уведомления приходят заранее.
- •
Минус штрафы за позднее расторжение / индексацию.
- •
Повышенная прозрачность — руководитель видит, кто и когда продлил договор.
9. Частые вопросы
| Вопрос | Ответ |
|---|---|
| Можно ли уведомлять контрагента автоматически? | Да. Добавьте шаг «Send Email» с шаблоном письма и адресом из справочника поставщиков. |
| Как защитить реестр от случайных изменений? | Дайте доступ «view-only» в soffi.io, а правки делайте в мастер-файле. |
| Что, если у контракта несколько окон — продление и индексация цен? | Введите отдельные колонки renew_notice_days, price_index_notice_days и заведите два сценария с разными фильтрами. |
10. Итоги
Автоматический мониторинг в soffi.io превращает рутинный «договорный календарь» в прозрачный сервис-напоминалку. Вы один раз настраиваете фильтры и расписание — дальше система сама следит за датами, шлёт письма и красит просрочки. Юрист высвобождает время для переговоров, а бизнес — экономит на штрафах и сохраняет отношения с партнёрами.
Попробуйте настроить свой реестр по инструкции и убедитесь, как просто перестать бояться «сгоревших» контрактов. Все подробности — на soffi.io.