Контроль запасов без сбоев: автоматизация с Soffi.io
Автоматизируйте учёт остатков и закупки, чтобы не терять продажи
Как превратить хаос в стройную систему: пошаговый рецепт автоконтроля запасов c soffi.io
(инструкция, проверенная на реальном интернет-магазине)
Зачем вообще что-то менять
Пока владелец магазина лично прыгал между тремя Google-таблицами, скриншотами выгрузок из CRM и письмами от поставщиков, товар успевал либо закончиться, либо залежаться. Ошибка в одной ячейке превращала план закупок в гадание на кофейной гуще — клиенты уходили к конкурентам, деньги «замораживались» в неликвиде.
Soffi.io закрывает этот разрыв: сервис раз в неделю сам подтягивает продажи, сверяет их с остатками и выдает понятный отчет «Чего мало, чего много и что заказать». Ни программиста, ни сложных интеграций не нужно — достаточно следовать пяти шагам ниже.
Шаг 1. Соберите данные «в одну дверь»
- 1.
Продажи. Сформируйте CSV-выгрузку из вашего магазина или маркетплейса (чаще всего это одна кнопка «Экспорт»).
- 2.
Остатки. Убедитесь, что текущие запасы хранятся в одной Google-таблице — столбцы SKU, Название, Количество.
- 3.
Доступ по ссылке. Загрузите CSV-файл куда-нибудь, откуда его можно скачать по прямому URL (Google Drive, Dropbox, S3 — не критично).
✦ Лайфхак: если склад ведёт отдельный файл, просто добавьте вкладку stock в ту же таблицу; Soffi.io понимает диапазоны.
Шаг 2. Подключите источники в Soffi.io
- 1.
Откройте «Источники данных» → «Добавить».
- 2.
Выберите Google Sheets, вставьте ссылку на таблицу с остатками и укажите диапазон.
- 3.
Нажмите «Добавить URL-файл», вставьте ссылку на CSV с продажами; в опциях отметьте «Обновлять еженедельно».
- 4.
Сохраните — сервис проверит доступы и покажет зелёные галочки.
Шаг 3. Создайте шаблон отчёта «Запасы»
- 1.
Перейдите в «Шаблоны» → «Новый».
- 2.
Дайте имя «Инвентаризация — еженедельно».
- 3.
В конструкторе перетащите блок “Low Stock Alert” и укажите порог, например ≤ 10 шт.
- 4.
Добавьте блок “Overstock” и задайте верхний предел — ≥ 90 дней оборачиваемости.
- 5.
Сохраните шаблон.
✦ Не бойтесь формул — внутри блоков уже запрограммированы типовые расчёты, остаётся только подставить пороговые цифры.
Шаг 4. Настройте расписание и получателей
- •
В расписании выберите «Каждый понедельник, 08:00».
- •
В разделе «Доставка» добавьте свой e-mail и, при желании, Telegram-чат команды.
- •
Активируйте задачу.
Шаг 5. Читайте и действуйте
В следующий понедельник к 8-ми утра на почте вас ждёт PDF-файл:
| SKU | Товар | Осталось | Дней до нуля | Рекомендация |
|---|---|---|---|---|
| A123 | Кофеварка Mini | 7 шт. | 5 | Заказать 30 шт. |
| B456 | Чашка «Latte» | 212 шт. | 180 | Пауза закупок |
| … | … | … | … | … |
- •
В столбце «Дней до нуля» сервис уже учёл среднесуточные продажи.
- •
В «Рекомендации» — конкретное действие: дозакуп, стоп-лист или распродажа.
Что изменится после внедрения
| Было | Стало |
|---|---|
| Ручной свод остатков — 2-3 ч. еженедельно | Автосвод + отчёт — 0 мин. |
| Частые «внезапные» out-of-stock | Резерв закупок на 5–7 дней вперёд |
| Замороженный капитал в «медленных» товарах | Сокращение dead-stock на 20–30 % |
| Стресс и пожары | Прозрачный план заказа, спокойные выходные |
Короткий чек-лист перед стартом
- •
Убедиться, что остатки и продажи доступны по ссылке.
- •
Задать корректные пороги «мало» / «много».
- •
Проверить права доступа к таблицам (режим «Читать»).
- •
Добавить резервный e-mail, чтобы отчёт точно не потерялся.
Итог
Вместо того чтобы нырять в таблицы и ловить ошибки в формулах, владелец магазина каждые семь дней получает готовую карту действий: какие закупки согласовать, что вывести в распродажу, а на каких позициях спокойно дышать. Soffi.io делает всю черновую работу — вы принимаете решения.
Через месяц-другой вы удивитесь, как раньше жили без такой автоматизации.