Автоматизация HR-отчёта: как собрать ежемесячную сводку без рутины
Автоматизируй HR-сводку за 5 минут и забудь про ручные таблицы.
Как превратить ежемесячный HR-отчёт из головной боли в дело трёх кликов
Практическое руководство для тех, кто устал сводить таблички ночами
Зачем что-то менять, если «и так работает»
Любой HR-менеджер знает: конец месяца означает охоту за цифрами. Новые сотрудники — в одной таблице, увольнения — в другой, заявки на отпуск — в календаре, результаты опроса вовлечённости — ещё где-то в почте. Итоговый документ рождается через пару часов нервов, поиска формул и «а почему тут другая дата?». Всё это — лишний стресс, а самое обидное — пустая трата времени, которое можно было потратить на людей, а не на клетки таблицы.
Soffi.io берёт рутину на себя: один раз настраиваете поток данных — и каждое первое число месяца получаете готовый отчёт. Ниже подробная инструкция, как это сделать без кодинга, интеграторов и танцев с шаблонами.
Шаг 1. Наведите порядок в источниках данных
- 1.
Соберите всё в Google Sheets.
Если метрики разбрелись по файлам, заведите общий HR-реестр с листами «Найм», «Увольнения», «Отпуска», «Engagement». Попросите коллег заносить туда цифры сразу. - 2.
Договоритесь о едином формате.
Даты — ISO (2025-07-01), почты без пробелов, ФИО одной строкой. Чем чище вход, тем меньше «красных ячеек» потом.
Совет: названия колонок пишите на английском (hire_date, quit_date) — Soffi распознаёт их быстрее.
Шаг 2. Создайте шаблон отчёта в Google Docs
Откройте свежий документ и вставьте блоки:
- •
Заголовок месяца (автообновляется через переменную
{{period}}), - •
Таблица итогов: рост штата, текучесть (%) и средний остаток отпусков,
- •
Диаграмма удовлетворённости (можно вставить ссылку на готовый график из Sheets),
- •
Короткий раздел «Что важно знать руководству».
Разметьте пустые места маркерами {{hires}}, {{terminations}}, {{pto_balance}} — Soffi подставит туда значения сама.
Шаг 3. Подключите источники в Soffi.io
- 1.
Зайдите в «Задачи» → «Новая автоматизация».
- 2.
Выберите Google Sheets как источник, авторизуйтесь и отметьте нужные вкладки.
- 3.
В блоке «Вывод» укажите созданный шаблон Google Docs.
- 4.
Нажмите «Определить переменные» — Soffi автоматически подтянет названия столбцов.
Раз за разом проверяйте совпадения: quit_date должно сопоставиться с {{terminations}}, иначе придётся всё перепрошивать вручную.
Шаг 4. Настройте формулы прямо в Soffi
Soffi позволяет считать метрики «на лету» — без сводных таблиц:
| Метрика | Формула в Soffi |
|---|---|
| Рост штата | COUNT(hires) - COUNT(terminations) |
| Текучесть, % | COUNT(terminations) / PREV_MONTH_HEADCOUNT * 100 |
| Средний остаток отпусков | AVG(remaining_vacation_days) |
Вставьте их в соответствующие поля. Протестируйте: нажмите «Предпросмотр» и посмотрите, сходятся ли цифры с вашими ручными расчётами.
Шаг 5. Задайте расписание «первое число → 09:00»
В секции «Триггеры» установите правило:
Тип — ежемесячно, День — 1, Время — 09:00 (по вашему часовому поясу).
Добавьте получателей: адрес генерального, финансового директора и себе «копию для контроля».
Шаг 6. Первый запуск и проверка
Нажмите «Создать отчёт сейчас» — Soffi пройдётся по таблицам, подставит данные и пришлёт ссылку на документ.
Проверьте:
- •
актуальность чисел;
- •
корректность дат;
- •
отображение диаграмм (иногда Google Docs ленится подтягивать графики — обновите кеш).
Всё чисто? Тогда можно спокойно ждать первого системного релиза 1 числа.
Что делать, если цифры «пляшут»
- •
Данные вносят не HR, а руководители отделов.
Запланируйте напоминание им в Soffi: «28 числа — обновите вкладку Отпусков». - •
Сотрудник вышел/ушёл в последний день месяца.
Сдвиньте запуск отчёта на 2-е число, чтобы все кадровые изменения успели записать. - •
Шаблон разросся.
Разбивайте: один отчёт — ключевые метрики, второй — расширенная аналитика. Не перегружайте верхушку лишними деталями.
Бонус-функции, которые сэкономят ещё час-другой
- •
Автосохранение в PDF и выгрузка в Slack. Руководителям не придётся искать письмо — отчёт упадёт прямо в канал.
- •
Сценарии «если-то». Например, если текучесть превысила 8 %, Soffi сразу шлёт уведомление HR-команде: «Пора копать причины».
- •
Теги для поиска. Добавьте в заголовок переменную
{{period}}, и все отчёты будут храниться в Google Drive ровно в том порядке, в каком нужно.
Итог
После настройки вы тратите на HR-сводку примерно столько же времени, сколько на налить кофе. Soffi.io превращает хаос из таблиц, писем и графиков в аккуратный отчёт с датой, лейблом «готово» и цифрами, которым можно доверять. А освободившиеся часы можно вложить туда, где алгоритмы пока бессильны — в живой разговор с сотрудником о его карьерных планах.