Как настроить ежедневную сводку продаж в Soffi.io за один вечер
Инструкция по автоматическому формированию ежедневного отчёта продаж в Soffi.io
Как наладить ежедневную сводку продаж без рутины: подробная инструкция на примере Soffi.io
«Самое дорогое в конце дня — не время, а ясность: понимаем ли мы, как идём к плану?»
— Из беседы с руководителем отдела продаж одного московского ИТ-дистрибьютора
Зачем вообще нужен автоматизированный мини-отчёт
У любой команды продаж есть две боли:
- 1.
Ручной сбор цифр. Менеджеры тратят полчаса–час, чтобы свести сделки, а руководитель получает данные с опозданием или ошибками.
- 2.
Размытая картина цели. Пока цифры пересчитают, настроение «гореть план» успевает остыть.
Soffi.io решает обе проблемы за счёт автоматического создания и рассылки сводки: к 18:00 в чате лежит готовый файл — все видят «тепловую карту» дня и понимают, где поднажать завтра. Ниже — подробно, как запустить такой процесс за вечер.
Шаг 1. Готовим исходники
| Что должно быть в Google Таблице | Почему это важно |
|---|---|
| ID сделки | Чтобы Soffi не путал строки при обновлениях |
| Ответственный менеджер | Нужно для рейтинга «Лучшие продавцы» |
| Сумма и Дедлайн | На базе этих полей считаем итог дня и прогноз |
| Статус («В работе», «Закрыта») | Позволит фильтровать только завершённые сделки |
👉 Лайфхак. Если сделки ведёте в CRM, настройте автоэкспорт в ту же таблицу. Так менеджеры вообще не трогают файл руками.
Шаг 2. Делаем шаблон отчёта
Откройте новый Google Doc и набросайте скелет:
📊 Итоги дня — {{date}}
1. Выручка за день: {{sales_today}} ₽
2. План на день: {{daily_target}} ₽ (выполнение {{plan_percent}} %)
3. Новых клиентов: {{new_clients}}
4. Лучшие менеджеры:
• {{top1_name}} — {{top1_sum}} ₽
• {{top2_name}} — {{top2_sum}} ₽
• {{top3_name}} — {{top3_sum}} ₽
Фигурные скобки — теги, которые Soffi.io заменит живыми числами. Формулы для sales_today и plan_percent можно посчитать прямо в настройках сервиса, без внешних скриптов.
Шаг 3. Настраиваем задачу в Soffi.io
- 1.
Источник данных: подключите ту самую таблицу.
- 2.
Правила выборки:
День = TODAY() и Статус = «Закрыта». - 3.
Поля для подстановки: сопоставьте теги из шаблона с колонками.
- 4.
Встроенные расчёты:
- •
sales_today= SUM(Сумма) - •
plan_percent= sales_today / daily_target * 100 - •
topXопределяется функцией RANK.
- •
Soffi покажет превью — сразу видно, всё ли маппится правильно.
Шаг 4. Задаём расписание
В блоке Schedule выберите Каждый будний день, 18:00. Если компания работает по субботам, добавьте шестой день в настройке правила.
Шаг 5. Отправляем отчёт в корпоративный чат
В разделе Delivery укажите канал: Slack, Telegram, Microsoft Teams — что предпочитаете.
- •
Формат «Краткий текст + PDF» удобен, если отчёт хранить в общем архиве.
- •
Если команда любит мобильность, выбирайте «Кнопка “Скачать таблицу”» — так легче открыть файл с телефона.
Шаг 6. Финальная проверка
- 1.
Запустите задачу в режиме «Черновик». Soffi сделает отчёт только для вас.
- 2.
Сверьте цифры с живой таблицей.
- 3.
Отредактируйте текст — иногда нужно подстроить формулировки под внутренний сленг отдела.
- 4.
Переведите задачу в Active.
Что получаем в итоге
- •
-1 час рутины у менеджеров ежедневно.
- •
Данные без опечаток: никаких копипаст с лишними пробелами.
- •
План под рукой: видно отставание и лучших продавцов — мотивация включается мгновенно.
- •
История в одном месте: отчёты остаются в чате, можно поднять любую дату за секунду.
Частые вопросы
| Вопрос | Краткий ответ |
|---|---|
| Можно ли менять шаблон на лету? | Да. Soffi подхватит новую версию без остановки задачи. |
| Как быть с разными валютами? | Добавьте колонку «Валюта», настройте правило конвертации внутри сервиса. |
| Поддерживается ли Power BI? | Пока нет. Но можно выгружать CSV и забирать его через Power BI Gateway. |
Попробуйте сами
Создайте бесплатную задачу-демо в Soffi.io, подключив любую тестовую таблицу. Уже завтра в 18:00 вы увидите, как удобно получать цифры без запрашивающих сообщений «кинь сводку».
Soffi.io — когда цифры работают на вас, а не наоборот.