Сводный отчёт сети кофеен за 20 минут с Soffi.io
Как за 20 минут автоматизировать единый отчёт по всем точкам сети кофеен
Сводный отчёт для сети кофеен за 20 минут: пошаговая инструкция по Soffi.io
Зачем это нужно?
Когда у вас десяток точек, самые интересные цифры уже не в «как продаёт каждая кофейня», а в том, как работает вся сеть. Но сводить таблицы руками — то ещё удовольствие. Ниже — практическая методика, проверенная на сети из 14 кофеен: как за одно утро настроить автоматический отчёт, который каждое следующее утро приходит к вам в Telegram или на почту.
1. Подготовьте данные однажды — и забудьте
- 1.
Проверьте названия колонок
Убедитесь, что во всех Google Таблицах филиалов одинаковые заголовки:Дата,Продажи,Чеков,Средний чек,Списанияи т. д. Если где-то написано «Sale» вместо «Продажи» — исправьте. - 2.
Добавьте колонку «Филиал»
Частая ошибка — в локальных таблицах нет отметки, из какой они кофейни. Пропишите фиксированное значение в каждой исходной таблице (или настройте формулу ARRAYFORMULA).
Итог: данные унифицированы, Soffi потом сможет «склеить» всё без танцев с бубном.
2. Создайте задачу в Soffi.io
- 1.
Зайдите на dashboard → New Task.
- 2.
В поле Source добавьте все ссылки на листы филиалов. Можно вставлять сразу пачкой — сервис распознает, что перед ним несколько источников.
- 3.
Тип задачи поставьте “Google Sheets → Google Doc/Sheet”. Это значит: берём данные из нескольких таблиц, складываем в один файл.
Лайфхак: если филиалов 40+, храните ссылки на их таблицы в отдельной master-таблице и подключайте уже её — тогда при появлении новой точки вы просто добавляете строку, а отчёт подтянет данные автоматически.
3. Настройте шаблон вывода
- 1.
В выпадающем списке выберите “Blank Sheet” — пусть Soffi создаст новый «чистый» файл.
- 2.
Откройте автосгенерированный шаблон и пропишите там нужные блоки:
- •
Сводка по дням (pivot-таблица: дата ↔ выручка).
- •
Деталка по филиалам (фильтр по колонке «Филиал»).
- •
Ключевые метрики (средний чек, % роста к вчера, маржа).
- •
Soffi подставит формулы в нужные ячейки, так что в будущем изменения структуры не потребуются.
4. Расписание и канал доставки
- •
Расписание: CRON-строку проще не трогать — выберите пресет «Every morning at 6:00».
- •
Доставка:
- •
Почта — для классиков.
- •
Telegram — самый быстрый способ: выберите «Send link as message». Файл в Google Drive обновится, а ссылка у вас останется та же.
- •
5. Проверьте один раз
Нажмите Run → Preview. Через минуту-другую в «Истории задач» появится первый отчёт. Откройте файл:
- •
просмотрите дату и сумму продаж — бьётся ли с утренней кассой,
- •
убедитесь, что каждая кофейня в отдельной строке,
- •
кликните на любую цифру — формула должна вести в исходный лист, а не содержать статическое число.
Все совпало? Значит, настроено верно.
6. Живём на автопилоте
С этого момента отчёт формируется сам. В 07:00 Soffi собирает свежие данные, в 07:05 файл уже лежит в вашем Telegram-чате «🔥 Дашборды». Пока бариста вставляют рожки, вы видите:
- •
Топ-3 точек по выручке — стоит ли усилить маркетинг той, что на четвёртом месте?
- •
Провалы — если средний чек вдруг просел, понимаете, где нужно подтянуть upsell.
- •
Списания — сразу понятно, кто передержал молоко или забыл закрыть холодильник.
7. Резервный план (на всякий случай)
- •
Если добавилась новая кофейня, просто дайте ей копию стандартной таблицы и добавьте её ссылку в задачу.
- •
Если меняется структура колонок, откройте шаблон вывода, щёлкните «Refresh schema» — Soffi подтянет новые поля.
- •
Интернет пропал на точке? Сервис возьмёт последнюю доступную версию файла и всё равно построит отчёт, отметив источник жёлтым.
Вместо выводов
Там, где раньше тратили пол-дня на сводку, теперь хватает 15–20 минут единовременного настроя. А каждое утро до открытия кофеен у вас уже есть картина вчерашнего дня. Больше никаких «сводок в обед» и потерянных тенденций — только оперативные цифры и решения на свежую голову.